Ya son muchos amigos a los que les he recomendado el libro «La semana laboral de 4 horas» de Tim Ferriss como lectura obligada para ser productivo. Si uno se lo toma en serio, posiblemente tenga que formatear el sistema operativo con el que se gestiona y empiece a trabajar de otra manera.

Si a ello le unimos un interesante artículo «7 things you need to stop doing to be more productive», y la experiencia acumulada impartiendo cursos, escuchando a los clientes y la propia observación, tal vez podamos dejar una serie de principios y hábitos que nos harían ser más eficientes y ricos en tiempo y calidad de vida.

PRINCIPIOS A TENER EN CUENTA 

1.- Entre más trabajas, menos efectivo y productivo llegarás a ser, tanto en el corto como en el largo plazo.

2.- La clave del éxito no es trabajar duro, sino trabajar de forma inteligente.

3.- Hay una gran diferencia entre estar ocupado y ser productivo.

4.- Apliquemos el Principio de Pareto y concentrémonos en ese 20% que produce un 80% (¿qué tendríamos que empezar a dejar de hacer?).

5.- “La diferencia entre gente con éxito y gente con mucho éxito es que éstos dicen “no” a casi todo” (Warren Buffet).

6.- Una tarea requiere un tiempo mayor cuanta más veces la interrumpimos.

7.- Para una tarea corta siempre se encuentra un minuto, pero nunca para una larga.

ERRORES MÁS FRECUENTES EN LA GESTIÓN DEL TIEMPO

Invitaría a marcar en qué errores solemos caer, para darnos cuenta de cómo somos nuestros propios saboteadores de nuestro tiempo y así dejar de echar la culpa a la carga de trabajo o al resto del mundo:

1.- Posponer lo complejo

¿Cómo nos sentimos cuando posponemos un asunto complejo con la frase “ya me pondré a ello cuando encuentre tiempo”? ¿Y cuándo realmente encontraremos “ese” tiempo? Posiblemente cuando menos tiempo tengamos. Eso sí, el estrés, los posibles errores por las prisas, el romper la planificación de otros debido a nuestra urgencia, serán las consecuencias de esta dilación, pero sobre todo, tendremos una constante “mosca cojonera” acompañándonos en nuestra cabeza hasta que nos pongamos a ello.

 2.- Trabajar en 3 dimensiones

Solemos llevar toda la información en nuestra cabeza, en 3D. Cada vez que vamos a hacer algo, miramos al techo para seleccionar qué debemos ponernos a hacer. ¿Consecuencia? Nuestra mente siempre ocupada con el trabajo (incluso en el tiempo familiar), algo se nos olvidará, y nunca habrá un momento para la mejora o la creatividad.

3.- Trabajar en lo urgente

Ello supone que siempre estamos apagando fuegos. Pero ¿quién es el “pirómano”? Nosotros mismos por no saber planificar, trocear, delegar y agendar las tareas, para de esta manera tener un control sobre todo el trabajo pendiente.

4.- Calcular mal el tiempo de ejecución

Imagínense dos personas que deben hacer el mismo trabajo. Una lo planifica para una hora, y la otra lo planifica para tres horas. Pero ambas lo hacen en dos horas. ¿Cómo se sentirá el uno y el otro? Para el primero sera frustración, mientras el segundo estará contento porque tiene una hora para adelantar asuntos pendientes.

5.- No tener un momento asignado del día para cada tarea

¿Tenemos planificado en qué momento vamos a hacer las tareas más difíciles, complejas o tediosas, teniendo en cuenta nuestros biorritmos y/o el mejor momento del día?

6.- La Ley de Parkinson

Esta ley afirma que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine. O dicho de otra manera, cuanto más tiempo se tenga, más tiempo divagará la mente y las pequeñeces lo hincharán hasta consumir todo el tiempo. ¿Solución? Acotar el tiempo fuerza a la concentración y a centrarnos en lo importante.

HÁBITOS A INSTAURAR EN NUESTRO “SISTEMA OPERATIVO”

¿Y qué hacer ante esos malos hábitos? Aquí van algunas sugerencias:

1.- Trabajar en compartimentos estancos

No podemos estar concentrados, atender al teléfono, ser interrumpidos, autosabotearnos con tareas que nos acabamos de acordar como pendientes, y querer ser eficientes. Hay que crear espacios de aislamiento (aunque sea de 10, 15 o 20 minutos) para ser productivos al máximo. ¿Podemos buscar esos espacios de focalización y concentración para acabar trabajos pendientes? No hagas varias cosas a la vez. Si permites interrupciones propias o ajenas, te costará concentrarte y rendirás mucho menos. Incluso la lectura del correo debería llamarse “reuniones privadas con el ordenador”, y cómo no, tener dos o tres al día y no constantemente, a menos que trabajes en la NSA…

2.- Eliminar el método FIFO

No podemos aplicar el método “First In, First Out”, es decir, siempre me ocupo en lo que primero aparece (ya sea una tarea que me piden, o algo que se me ocurre). Si tenemos una buena planificación, con jerarquía de prioridades, cualquier imprevisto sabremos asignarlo debidamente.

3.- Educar a tu gente cuándo y por qué pueden interrumpirte

¿Podemos educar a nuestro entorno cuándo es el mejor momento para los asuntos no urgentes? Es terrible ese sabotaje de la continua interrupción. Es mejor una reunión para cinco asuntos, que cinco interrupciones, por mínimas que sean. Recuerden: una tarea requiere un tiempo mayor cuanta mas veces la interrumpimos.

4.- Aprender a decir «para cuándo»

¿Algún empleado ha sido despedido por preguntar “para cuándo”? Y si piensan: «Es que el jefe dice para ¡ya!», entonces hay dos opciones: preguntar para qué hora del día lo quiere y reunirnos con él para planificar mejor y no estar trabajando de esa forma. Solemos caer en el ya mencionado método FIFO que cuando nos piden algo nuevo, lo dejamos todo para hacerlo. Si sabemos para cuándo es requerida esa tarea, nos puede dar tiempo a acabar lo que tenemos entre manos, y a continuación concentrarnos en lo requerido.

5.- Aprender a decir «no ahora»

Cuándo alguien nos pida una tarea fuera de nuestras funciones habituales de trabajo, debemos hacernos las siguientes preguntas: ¿cuánto tiempo me va a llevar?, tengo realmente tiempo y energía para la tarea extra?, ¿invade mi tiempo personal?, ¿qué voy a dejar de hacer por no saber decir “no”? Es decir, antes de decir un “sí” valora todo el coste que ello va a suponer en el cumplimiento de tus tareas. Otra cosa será aprender técnicas para decir “no” sin que uno entre en conflicto.

6.- Trocea el elefante

¿Por qué tenemos la manía de querer hacer todo de una sola tacada? Si troceáramos cada gran proyecto o tarea de forma que lo pudiéramos delegar todo con sus respectivas acciones, duración y fecha de cumplimiento, pasarían varias cosas: sabríamos realmente la dimensión (mayor o menor) del trabajo que hay que realizar, podríamos agendarlo y así no estar con prisas al final, y sobre todo, podríamos delegar gran parte de esas funciones. La otra opción es buscar ese gran día de 26 horas para hacerlo de golpe. La noticia es que nunca aparecerá, y acabaremos haciéndolo de prisa y corriendo con las mencionadas molestias: estrés, errores y molestias a los demás.

7- Dejar de trabajar en 2D

Vaciemos nuestra cabeza. Dejemos de usarla para memorizar tareas. Es agotador, invade nuestro tiempo personal, y nos hace cometer errores. Debemos plasmar todas nuestras tareas en papel (o en pantalla). Ello nos permitirá recurrir a este «inventario» para jerarquizar y posteriormente seleccionar las tareas a realizar en el día. Trabajar en 3 dimensiones (o en la cabeza) es inviable y poco productivo. El cerebro está para resolver y crear, no como fichero de tareas.

8.- Jerarquizemos y planifiquemos

¿Cómo solemos empezar el día? Muchas veces con lo más fácil, para así tener la satisfacción de acabar algo. Deberíamos tener una lista de nuestras tareas en función de su urgencia, y de ahí extraer qué debemos hacer en nuestro día. Cuando hemos acabado lo urgente, entonces podremos ir comiéndonos “trozos de elefantes” que evitará que en el futuro estemos trabajando como bomberos (sin olvidar que somos los pirómanos por no haber planificado y jerarquizado con tiempo). No te sientes delante del ordenador sin una lista clara de prioridades.

9.- Elimina tus ladrones de tiempo

Siempre pensamos que los ladrones de tiempo son otros. Pues va a ser que no. Los otros suponen un imprevisto, y dependerá de la temática, pero sobre todo de cómo yo lo gestione para que se convierta en un ladrón de tiempo. Dejémonos de victimismo. El mayor ladrón de tiempo soy yo, cuando me disperso, me saboteo, trabajo desmotivado, tengo desorganizada la información, me interrumpo con facilidad, no sé decir no, no jerarquizo ni planifico, etc. Siempre soy yo quien permite y produce los ladrones de tiempo.

 10.- Define el “asunto” de cada mail

¿Sabrían distinguir el tema y la urgencia de todos los email que recibes o tienes archivados leyendo el “asunto”? Este es uno de los grandes errores en la gestión del correo electrónico. Cada email debería mostrar muy claro de qué asunto se trata. Ello ayudaría a distinguir rápidamente su urgencia y sobre todo ayudaría a la búsqueda posterior.

11.- Haz reuniones de pie y al sol

¿Qué pasaría si llevaran a cabo sus reuniones de pie y al sol? Seguramente durarían un 10% de lo que actualmente emplean. Es imprescindible saber gestionar reuniones: orden del día, duración de cada asunto, coordinador que corte discursos ramificados y haga participar a todos, asistencia de sólo quienes deban estar por el asunto que se trata, etc. Pero por encima de todo, debe saberse cuándo acaba, para poder cumplir con la planificación.

En fin, si aplicáramos todos estos pequeños hábitos, posiblemente descubriríamos que podemos ser más productivos, con todas las consecuencias que ello conllevaría: satisfacción, realización personal, paz mental, y calidad de vida.